第135回 時間厳守なんです！更新申請は。
部長「いつまでに出さなきゃいけないんだ？」
中村「今日の１７時までに持ち込むか、本日の消印で送らないとダメなんです。」
部長「もう１７時じゃないか！でも１日くらいなら、大目に見てもらえるかな・・・？」
もしあなたが旧ＪＩＳ（JISQ15001:1999）でプライバシーマークを取得しているならご注意ください。
新ＪＩＳ（JISQ15001:2006）への更新申請には、提出期限があります。
この提出期限を過ぎると、受け付けてもらえません。
■いつまでに、提出すればいいのか？
新ＪＩＳへの更新申請の提出期限は、【２００８年１１月１９日】です。
ギリギリで提出する方法は、大きく２つあります。
(1)プライバシーマーク事務局に持参
１１月１９日の１７時までに、プライバシーマーク事務局に持参します。
「１日でも遅れたら、受け付けてもらえないのか？」
「たった１０分遅れただけでもダメなの・・・？」
どこまで厳格なのかは分かりませんが、ＪＩＰＤＥＣの寛大な対応をあてにせず、時間内に持っていきましょう。
１７時に間に合わなければ次の手段、郵送に切り替えます。
(2)郵便・宅配などで送付
消印や伝票日付など、１１月１９日までに発送したという「証拠」が必要になります。
１１月１９日に発送する場合は、ポストに投函するのは危険というもの。
郵便局に持ち込んで、確実に消印を押してもらいましょう。
「うわ～郵便局が閉まっちゃった、どうしよう！」
大きな郵便局にある「ゆうゆう窓口（時間外窓口）」に日付が変わるまでに持ち込めば、その日の日付の消印が押してもらえます。
そして書類の紛失を防ぐために、配達記録が残る方法で送ります。
■もし、書類に不備があったら、どうなるの？
やっと提出した更新申請書類。
でも【不備があると宅配便で返却】されてしまいます。
提出された書類は、【当日のうちに確認】して、不備があれば【受付けの当日に宅配便で発送】して、返却されることになっています。
「もし１７時に持参しても、当日のうちに確認して宅配便で返却するの？」
ちょっと疑問が残りますが。
それはさておき書類を返却されたら、不備を解消して再提出しなければなりません。
再提出の期限も決まっています。【２００８年１１月２６日】です。
同様に、１１月２６日の１７時までに持参するか、
郵送や宅配なら１１月２６日の消印で郵送します。
もし、あなたが期限ギリギリの１１月１９日に書類を提出し、不備があったとしましょう。すると、再提出の期限までたった１週間しかないのです。
会社によっては、文書の承認や押印だけに、１週間以上かかる場合もあるでしょう。
ですから、再提出にならないことを祈るより、再提出の期限から逆算して、更新のスケジュールを計画する必要があります。更新申請書類は、早めに提出したいですね。
■受け付けてもらえないと、どうなるか？
では、１１月１９日までに更新申請書類を提出できなかったり、書類の不備があって１１月２６日までに再提出できなかったりしたら、いったいどうなると思いますか？
そう。更新でなく新規の扱いになります。
「な～んだそれだけか・・・。」
「じゃぁ、新規と更新で、何か違うことがあるの？」
もちろん、違います。
まず、費用。
新規の審査料は更新の審査料より、高額に設定されています。
小規模事業者で８万円、大規模事業者では３０万円も差があります。
| 種 別 | 新規のとき | 更新のとき | ||||
| 事業者規模 | 小規模 | 中規模 | 大規模 | 小規模 | 中規模 | 大規模 |
| 審査料 | 200,000 | 450,000 | 950,000 | 120,000 | 300,000 | 650,000 |
次に、プライバシーマークの有効期限。これは重要です。
更新ならば、審査の期間中に旧ＪＩＳの有効期限が過ぎてしまっても、更新が認定されるまでプライバシーマークを使用し続けることができます。
しかし、新規で取得し直すことになると、旧ＪＩＳの有効期限内に新ＪＩＳで認定されなければ、有効期限が過ぎてから、新ＪＩＳで認定されるまでの間、プライバシーマークがない状態になってしまうのです。
ギリギリにならないと、本気にならない人もいます。それで間に合えばよいのですが、新ＪＩＳでの更新は１日や２日徹夜してできるというものではありません。
「あとちょっとなんだけど・・・ま、間に合わない！」
こんなことにならないように、早めに準備して、早めに提出しましょう。
