第133回 文書管理＝ファイリング、ですか？
「苦手なんだよな～、ファイリングって・・・。」
「任せといて！ラベルをつけて、ファイリング得意なのよ。」
そう。大抵の人は、文書管理というとファイリングを連想すると思います。
ファイリングで悩む人や企業は多いようで、
「ファイリング検定」
「ファイリングデザイナー」
「ファイリングシステム」ｅｔｃ.
ファイリングに関する資格やサービスは、世の中にたくさんありますね。
しかし、プライバシーマークの世界では、「文書管理＝ファイリングではない」んです。
２００６年版ＪＩＳの文書管理には、２つのポイントがあります。
１つ目は、文書の範囲をハッキリさせること
２つ目は、文書を管理すること です。
■文書の範囲をハッキリさせる
一般的に文書管理というと、文書全般が対象となるため、その範囲を明確にすることはないかもしれません。
しかし、ここでいう文書管理は、２００６年版ＪＩＳの文書管理ですから、当然、文書も限定されますね。
「ＯＫ、個人情報保護に関係する文書ね。」
その通りです。
でも、本当にそれで、範囲がハッキリしたと言えますか？
あなたは大丈夫かもしれません。
でも、周りの人は？
あなたが異動してしまったら？
そんなことをなくすために、２００６年版ＪＩＳでは、【3.5.1 文書の範囲】に次のように書いています。
個人情報保護マネジメントシステムの基本となる要素を書面で記述しなければならない。
個人情報保護マネジメントシステムの基本となる要素とは・・・
a)個人情報保護方針
b)内部規程
c)計画書
d)この規格が要求する記録及び事業者が個人情報保護マネジメントシステムを実施する上で必要と判断した記録
これを、一覧にしておく必要があるのです。
頭で「そんなことぐらい分かってるよ」と思っても、書いたものがないと時間と共に記憶や認識があいまいになるものですよね。
まして自分だけでなく他人と知識を共有するなら、しっかり書いたものを見ながら、お互いに認識のズレがないか確認することが必要になります。
文書のモレがないように、洗い出して一覧にしましょう。
■記録も文書？
さぁ、文書の範囲はハッキリしましたね。
でもハッキリしたのは、実は、個人情報保護マネジメントシステムの【基本となる要素】としての文書の範囲。
文書として管理するものから、記録は除外されています。
２００６年版ＪＩＳ【3.5.2 文書管理】には、次のように書いてあります。
この規格が要求する全ての文書（記録を除く）を管理する手順を確立し、
実施し、かつ、維持しなければならない。
実施し、かつ、維持しなければならない。
では、ここで質問です。
質問： 文書として管理しなくてはならないものは、文書の範囲から記録を除いた、a)個人情報保護方針、b)内部規程、c)計画書である。
回答： (1) ○ (2) ×
回答： (1) ○ (2) ×
答えは、(2)×。
「えーっ！なんで？」
と思いますか。
確かに、引き算で考えると、答えは(1)○のはずです。
でも、実際は、足りないものがあるんです。
それは、記録のフォーマット。
フォーマットに書かれた「内容は記録」です。
しかし、その「フォーマット自体は文書」なんです。
「記録」というものは、ある時点での事実などを書きとめたものですから、繰り返し使うことはありませんし、改訂されることもありません。
でも、「記録のフォーマット」は繰り返し使われるもので、改訂される可能性もありますから、規程などの文書と同じというわけです。
だから、フォーマットも、文書として管理しなくてはならないんです。
文書管理をしようと思ったら、まず、管理する対象である文書は何か、をハッキリさせることが肝心です。
次回は、範囲をハッキリさせた文書を、「管理するとは、何をすること？」についてお話します。
お楽しみに！
